دليل استخدام شاشة تسوية المخزون كميات
ما هي تسوية المخزون؟
هي الأداة التي تستخدمها عندما تقوم بجرد فعلي للمخزن (عدّ الأصناف يدوياً) وتكتشف أن الكمية الموجودة فعلياً في المخزن تختلف عمّا هو مسجّل في النظام. الشاشة تقارن الكمّيتين وتسجّل الفرق تلقائياً كحركة "زيادة" أو "عجز" حتى يتطابق رصيد النظام مع الواقع.
هي الأداة التي تستخدمها عندما تقوم بجرد فعلي للمخزن (عدّ الأصناف يدوياً) وتكتشف أن الكمية الموجودة فعلياً في المخزن تختلف عمّا هو مسجّل في النظام. الشاشة تقارن الكمّيتين وتسجّل الفرق تلقائياً كحركة "زيادة" أو "عجز" حتى يتطابق رصيد النظام مع الواقع.
1) متى تستخدم هذه الشاشة؟
- بعد إجراء جرد دوري (شهري/سنوي) لمخزن معيّن.
- عند اكتشاف نقص في صنف (تلف، سرقة، خطأ سابق في التسجيل) تريد تصحيحه.
- عند اكتشاف زيادة في صنف (خطأ سابق أدخل كمية أقل من الحقيقة).
تنبيه: هذه الشاشة لتصحيح الأرصدة فقط، وليست بديلاً عن فواتير الشراء أو البيع أو التحويل بين المخازن.
استخدمها فقط عندما يكون السبب هو فرق جرد فعلي.
2) خطوات الاستخدام
- افتح شاشة "تسوية المخزون" من قائمة نظام المخزون ← العمليات. ستظهر لك بيانات الفروع والمخازن وحساب التسوية جاهزة للاختيار.
-
عبّئ رأس المستند إلزامي
اختر: حساب التسوية (الحساب المحاسبي الذي تُسجَّل عليه فروقات الجرد) · الفرع · المخزن الذي تم جرده · التاريخ · حالة المستند (مثلاً: مبدئي أو نهائي حسب صلاحياتك).
اختياري مركز التكلفة، رقم مرجعي، بيان توضيحي، رقم تشغيلة أو شاحنة إن كانت تُستخدم في نشاطك. -
نزّل أصناف المخزن للجرد اختياري لكن موصى به
بدل إدخال كل صنف يدوياً، اضغط زر "تنزيل الجرد" ليجلب لك النظام تلقائياً كل الأصناف الموجودة في هذا المخزن مع كمياتها الحالية (كما هي مسجّلة في النظام). يمكنك فلترة القائمة حسب مجموعة الصنف أو نطاق أصناف معيّن، وإظهار الأصناف الموجب رصيدها فقط أو الصفر أو السالب حسب حاجتك. -
أدخل الكمية الفعلية (كمية الجرد) لكل صنف إلزامي
بعد تنزيل القائمة، اكتب أمام كل صنف الكمية التي عددتها فعلياً في المخزن. النظام سيحسب الفرق تلقائياً:- إذا كانت كمية الجرد أكبر من كمية النظام → تُسجَّل زيادة (توريد فرق).
- إذا كانت كمية الجرد أقل من كمية النظام → تُسجَّل عجز (صرف فرق).
- إذا تساوت الكمّيتان → لا يوجد فرق، والصنف عادة لا يُحفظ ضمن المستند (إلا إذا كان إعداد الشاشة يطلب حفظ كل الأصناف حتى بلا فرق).
-
أضف أصناف يدوياً عند الحاجة اختياري
إذا وجدت في المخزن صنفاً لم يظهر ضمن القائمة المُنزّلة (مثلاً صنف جديد لم يُسجَّل من قبل)، يمكنك إضافته يدوياً من شبكة البنود، واختيار الوحدة، وسيقوم النظام بجلب كمية النظام الحالية لهذا الصنف تلقائياً. -
أدخل بيانات إضافية للصنف عند الحاجة شرطي
بعض الأصناف تتطلب معلومات إضافية قبل الحفظ:- صنف له تاريخ صلاحية: يجب تحديد الصلاحية/الدفعة المقصودة.
- صنف له رقم تسلسلي (سيريال): يجب تحديد الأرقام التسلسلية المقصودة بالفرق.
- صنف مرتبط بمورد معيّن: يجب اختيار المورد.
-
راجع المستند واحفظ إلزامي
تأكد من صحة رأس المستند وكل السطور، ثم اضغط "حفظ". سيُنشئ النظام مستند تسوية واحد يحتوي كل فروقات الأصناف التي أدخلتها. -
البحث عن مستند سابق أو تعديله أو حذفه اختياري
يمكنك في أي وقت البحث عن مستندات تسوية سابقة وفتحها لمراجعتها أو تعديل كمياتها، أو حذفها إن كانت الصلاحيات تسمح بذلك (عادة قبل إغلاق الفترة المحاسبية).
3) أسئلة شائعة
| السؤال | الإجابة |
|---|---|
| هل يمكنني تسوية أكثر من مخزن في نفس المستند؟ | لا، كل مستند تسوية يخص مخزناً واحداً فقط، وكل الأصناف تُسجَّل عليه. |
| ماذا لو أخطأت في كمية الجرد بعد الحفظ؟ | افتح المستند نفسه من شاشة البحث وعدّل الكمية الخاطئة ثم احفظ مرة أخرى (إن كانت صلاحياتك تسمح بالتعديل). |
| لماذا لا يظهر صنف معيّن ضمن القائمة المُنزّلة؟ | غالباً لأن رصيده صفر ولم تفعّل خيار "إظهار الأصناف ذات الرصيد الصفري"، أو أنه خارج نطاق الفلترة (المجموعة/نطاق الأصناف) الذي اخترته. |
| هل التسوية تؤثر على الحسابات المالية؟ | نعم، الفرق يُسجَّل على "حساب التسوية" الذي تختاره في رأس المستند، لذا تأكد من اختيار الحساب الصحيح قبل الحفظ. |