دليل استخدام شاشة تواريخ انتهاء الصنف
كيف تعمل الصلاحية في النظام؟
الرصيد لا يكون «كمية واحدة» للصنف، بل موزّعاً على تواريخ انتهاء. عند التوريد تسجّل تاريخ الانتهاء، وعند الصرف يختار الموظف التاريخ الذي سيخرج منه، فيمنع النظام صرف صنف منتهي أو كمية أكثر من الموجود لتاريخ معيّن.
الرصيد لا يكون «كمية واحدة» للصنف، بل موزّعاً على تواريخ انتهاء. عند التوريد تسجّل تاريخ الانتهاء، وعند الصرف يختار الموظف التاريخ الذي سيخرج منه، فيمنع النظام صرف صنف منتهي أو كمية أكثر من الموجود لتاريخ معيّن.
1) التهيئة (مرة واحدة)
- فعّل الصلاحية على مستوى النظام إلزامي
من متغيّرات النظام العامة: «استخدام تواريخ الانتهاء في النظام». بدونها لا تظهر خانات التاريخ في أي شاشة. - فعّلها على الصنف أو المجموعة إلزامي
خيار «استخدام تاريخ الانتهاء» في بطاقة الصنف أو في المجموعة (الأفضل تفعيلها على المجموعة ثم «تطبيق على جميع الأصناف»). - اضبط التنبيه اختياري
«تنبيه قبل الانتهاء بـ» مع الوحدة (يوم / شهر / سنة): عندها ينبّه النظام قبل نفاذ الصلاحية بمدة محددة حتى تصرف الصنف أو تعيده للمورد.
2) الاستخدام اليومي
- افتح «تواريخ انتهاء الصنف» من شاشة الأصناف إلزامي
تعرض قائمة التواريخ المسجّلة للصنف مع كمياتها. في بقية الشاشات تظهر كنافذة اختيار تاريخ. - أضف تاريخ الانتهاء عند التوريد إلزامي
في فاتورة المشتريات أو أمر التوريد: اسطر الصنف ثم حدّد التاريخ. التاريخ الجديد يُنشئ دفعة جديدة تلقائياً. - اختر التاريخ عند الصرف إلزامي
في فاتورة المبيعات / أمر الصرف / التحويل / التسوية: حدّد تاريخ الانتهاء قبل أو بعد كتابة الكمية. استخدم «اختيار تاريخ الانتهاء الافتراضي» لو أردت تاريخاً جاهزاً يتكرّر. - اقرأ التنبيهات اختياري
النظام يعرض الأصناف القريبة من الانتهاء أو المنتهية فعلياً؛ لا تتجاهلها لأن صرفها قد يسبب إرجاعاً من العميل. - التسوية مع تواريخ الانتهاء شرطي
في تسوية المخزون يجب تحديد التاريخ لكل سطر حتى يُعرف أي دفعة فيها الزيادة أو العجز؛ وإلا فالفرق يُسجّل على دفعة غير صحيحة ويبقى الرصيد الإجمالي مطابقاً مع أخطاء بالتواريخ.
3) تقارير الصلاحية
- تقرير تواريخ انتهاء الأصناف — لكل صنف كم بقي تحت كل تاريخ، وما قارب على الانتهاء.
- شاشة عرض كمية الصنف بجميع تواريخ الانتهاء — تُفعّل من المتغيّرات لمراجعة الدفعات قبل الطلب.
- تقرير الأصناف المنتهية — أساس قرار الإتلاف أو الإرجاع للمورد.
4) أسئلة شائعة
| السؤال | الإجابة |
|---|---|
| نسيت تحديد التاريخ عند التوريد؟ | لا يمكن حفظ السطر إذا كانت الصلاحية مفعلّة؛ أوقف الحفظ وحدّد التاريخ (أو «بدون تاريخ» لو النشاط يسمح). |
| تاريخان لنفس الصنف نفس الكمية المكرّرة؟ | النظام ينبّه للتكرار عندما تتساوى الصنف والوحدة والكمية والتاريخ — وحّدهما بزيادة الكمية على تاريخ واحد. |
| الرصيد الإجمالي صحيح لكن مجاميع التواريخ ناقصة؟ | غالباً حركة صُرفت بدون توزيع صحيح على التواريخ؛ عدّل المستند أو أجرِ تسوية لكل تاريخ. |
| هل يمكن بيع صنف منتهي التاريخ؟ | حسب إعدادات النظام؛ عادة يُمنع أو يُظهر تنبيهاً قوياً للموظف. |
| كيف أتخلص من صنف منتهي فعلياً؟ | باستخدام أمر صرف أو تسوية مخزنية بسبب «إتلاف» مع اختيار تاريخ الانتهاء المنتهي. |