دليل استيراد المجموعات والأصناف من Excel
القاعدة الذهبية: استيراد المجموعات أولاً ثم الأصناف. كل صنف يجب أن يجد
مجموعته مسجّلة برقم صحيح، وإلا رُفض السطر.
1) تجهيز ملف Excel
- أنشئ ورقة واحدة للأصناف إلزامي والأعمدة المطلوبة: رقم الصنف · اسم الصنف · المجموعة · الوحدة.
- أضف الأعمدة الاختيارية حسب حاجتك اختياري: اسم الصنف إنجليزي · الباركود · الكمية (للرصيد الافتتاحي) · نوع الصنف (سلعي / الخدمة / عادي / مركّب) · سعر الشراء · البيع للوحدة · عملة الصنف · عملة المخزون · خاضع للضريبة · نوع الضريبة · السعر شامل الضريبة · استخدام تاريخ الانتهاء · درجة الصنف.
- التزم بالأنواع إلزامي
رقم الصنف والمجموعة أرقام صحيحة بلا حروف ولا فواصل، والكمية والسعر أرقام بلا عملة مكتوبة داخل الخلية، واسم المجموعة كما هو في النظام (أو رقمها). - احذف الصفوف الفارغة والدمج والتواريخ المنسّقة كنص اختياري — أكثر أسباب الرفض شيوعاً.
2) خطوات الاستيراد
- افتح شاشة الأصناف واضغط «استيراد» إلزامي (في الويب من زر «استيراد» أعلى الشاشة؛ في الديسكتوب شاشة «استيراد الأصناف من ملف Excel»).
- حدّد مسار الملف إلزامي من «مسار ملف الأكسل / اختر ملف».
- اختر طريقة القراءة شرطي
محرك ACE (Office) إن كان Excel مثبّتاً على الجهاز، ومكتبة NPOI إن لم يكن أو كان الملف بصيغة قديمة/مفتوحة. جرّب الثانية إذا فشلت الأولى برسالة «تعذّر فتح الملف». - اختر الورقة إلزامي من «حدد ورقة لقراءتها» ثم اضغط بحث/عرض لمعاينة «محتويات الملف / دليل الأصناف».
- حدّد نطاق السجلات اختياري «من سجل رقم» و«إلى سجل رقم» — يفيد عند التقسيم: استورد 500 صنف أولاً للتأكد من صحتها ثم الباقي.
- ربط الأعمدة شرطي إن طلبت الشاشة مطابقة: اختر لكل حقل النظام عموده من الملف من «إعدادات ملف الأكسل».
- استيراد المجموعات أولاً إلزامي من شاشة المجموعات بزر «حفظ المجموعات / استيراد المجموعات من Excel»، ثم تحقق من ظهورها في الشجرة.
- شغّل استيراد الأصناف واحفظ إلزامي
- اقرأ تفاصيل الخطأ شرطي
عند وجود أسطر مرفوضة تعرض الشاشة «تفاصيل الخطأ» مع رقم السطر والسبب. صحّحها في الملف وأعد الاستيراد بنفس النطاق فقط؛ الأسطر الناجحة لا تتكرّر.
3) ماذا يحدث للكمية في الملف؟
- وجود الكمية لا يعني إضافة حركة مخزنية؛ الرصيد الافتتاحي يُسجَّل من شاشة المخزون الافتتاحي حتى يكون مؤرخاً ومحاسبياً صحيحاً.
- الصنف المستورد بلا باركود أو بلا سعر بيع يُقبل، لكنه سيقترح سعراً صفراً في الفاتورة حتى تضبطه.
- خانة «تطبيق على جميع الأصناف» في شاشة الصنف لا علاقة لها بالاستيراد — لا تستخدمها لتعديل المستورد.
4) أسئلة شائعة
| السؤال | الإجابة |
|---|---|
| رسالة «يجب أن تحتوي المجموعة المخزنية على رقم صحيح»؟ | عمود المجموعة نصّي أو فارغ؛ ضعه رقماً مسجلاً مسبقاً، أو استورد المجموعات أولاً. |
| هل يمكن استيراد الأصناف بدون مجموعات؟ | لا. |
| استوردت الصنف مرتين بخطأ؟ | الصنف المكرّر يظهر برقم جديد؛ احذفه من الشاشة قبل أن تتفرّع له حركات. |
| الاستيراد يتوقف عند صنف معيّن؟ | غالباً اسم فيه علامة خاصة طويلة أو خانة تاريخ غير صحيحة؛ قلّص النطاق وعزل السطر. |
| كم صنف يمكن استيراده دفعة واحدة؟ | يُفضّل التقسيم إلى دفعات 500–1000 لتسهيل مراجعة الأخطاء. |