دليل استخدام سند إرسال حوالة
1) متى تستخدم هذا المستند؟
- تحويل قيمة لمورّد في مدينة أو بلد آخر عبر بنك أو صرافة.
- إرسال حصيلة مبيعات الفرع إلى الإدارة عبر صرافة.
- تسجيل حوالة صادرة بالعملة الأجنبية مع عمولة صرافة مستقلة.
تنبيه: لا يمكن أن يكون حساب المرسل والمستلم واحداً؛ يرفض النظام برسالة
«لايمكن عمل سند إرسال/إستلام حوالة لنفس الحساب». كما أن «رقم الحوالة» فريد، والتكرار يُرفض بعبارة
«رقم الحوالة (…) موجود من قبل».
2) خطوات الاستخدام
- افتح الشاشة من نظام الحسابات ← العمليات.
- أدخل بيانات المستند إلزامي — رقم السند (تسلسلي، وقد يُطلب تفصيله حسب السنة أو الفرع)، التاريخ، الفرع، الشهر.
- حدّد الأطراف إلزامي — الحساب (العميل/المورّد المُرسَل إليه)، الصندوق أو البنك / الصراف الذي ستُنقل منه القيمة، اسم المرسل واسم المستلم.
- سجّل تفاصيل التحويل إلزامي — رقم الحوالة، طريقة الدفع، رقم الشيك/التحويل، رقم الفاتورة إن وُجدت.
- أدخل القيمة إلزامي — المبلغ والعملة وسعر الصرف؛ ويتحقق النظام من توفر رصيد الصندوق بتلك العملة.
- اضبط العمولة شرطي — اختر مصيرها: للصندوق او الصرافة أو على الحساب، ومن جهة أخرى العمولة على الصراف أو للحساب؛ مع عملة العمولة وصندوق العمولة عند الحاجة.
- احفظ ثم راجع إلزامي — استخدم «كشف حساب تحليلي» لمطابقة حالة الحوالة، ولا تعدّل المستند بعد ترحيله.
3) الحقول المهمة
| الحقل | ماذا يعني | حالته |
|---|---|---|
| رقم السند · التاريخ · الفرع · الشهر | تعريف المستند وفترة التسجيل | إلزامي |
| الحساب | حساب الدليل المرسل إليه (عميل/مورّد/أخرى) | إلزامي |
| الصندوق أو البنك · الصراف | مصدر القيمة والجهة الوسيطة للتحويل | إلزامي |
| رقم الحوالة | مرجع التحويل لدى الصرافة أو البنك — فريد لا يتكرر | إلزامي |
| اسم المرسل · اسم المستلم | بيانات الطرفين كما لدى الصرافة | إلزامي |
| طريقة الدفع · رقم الشيك/التحويل | كيف دُفعت القيمة للصراف أو البنك | إلزامي |
| رقم الفاتورة | المستند التجاري المرتبط بالحوالة إن وُجد | شرطي |
| المبلغ · العملة · سعر الصرف | قيمة الحوالة وما يعادلها بالعملة المحلية | إلزامي |
| عمولة التحويل (للصندوق او الصرافة / على الحساب) | تحمّل العمولة: ضمن قيمة الصندوق أو على حساب الطرف الآخر | شرطي |
| عملة العمولة · صندوق العمولة | تسجيل العملة والصندوق اللذين تُخصم منهما العمولة | شرطي |
| البيان · المرفقات | وصف الحركة وإرفاق صورة الحوالة | اختياري |
4) رسائل التحقق المتوقعة
| الرسالة | معناها وماذا تفعل |
|---|---|
| «لايمكن عمل سند إرسال/إستلام حوالة لنفس الحساب» | المرسل والمستلم نفس الحساب؛ صحّح أحد الطرفين. |
| «رقم الحوالة (…) موجود من قبل» | سجّلت نفس الرقم سابقاً؛ تحقق من عدم تكرار الإدخال أو استخدم الرقم الصحيح الجديد. |
| «رصيد الصندوق غير متوفر…» | الصندوق لا يملك المبلغ؛ راجع الرصيد من الشاشة نفسها أو اختر صندوقاً آخر. |
| «الصندوق ليس لديه رصيد بالعملة …» | العملة المطلوبة غير متوفرة في هذا الصندوق؛ استخدم صندوقاً بعملة الحوالة أو سجّل شراء عملة أولاً. |
| «هذا العميل متجاوز للسقف المحدد له» | تجاوز الحد الأعلى للمديونية؛ يحتاج موافقة صاحب الصلاحية أو سداد جزء من الرصيد. |
| «لا يمكن تعديل المستندات المرحلة» | المستند مُثبَّت في الدفاتر؛ يلزم إلغاء الترحيل أولاً. |
5) أسئلة شائعة
| السؤال | الإجابة |
|---|---|
| هل تظهر الحوالة في رصيد الصندوق فوراً؟ | نعم، تُخصم قيمة الحوالة من الصندوق/البنك وقت التسجيل؛ ويبقى المتابعة على الطرف المستلم. |
| كيف أتابع حوالة أرسلتها ولم تُستلم؟ | ابحث عنها برقم الحوالة في هذه الشاشة أو في تقرير سندات القبض مع تفعيل «عرض سندات الحوالات». |
| من يسجّل المقابل عند وصول الحوالة؟ | الفرع أو الجهة المستلمة تسجّل سند دفع حوالة بنفس رقم الحوالة. |
| هل يمكن إخراج حوالة بأكثر من عملة؟ | العملة واحدة لكل حوالة، والعمولة قد تكون بعملة مختلفة عبر «عملة العمولة». |